В стоматологической сфере, как и в любой другой бизнес-отрасли, собственники должны брать под личный контроль многие процессы, чтобы получить прибыль и развить свое дело. Одним из важных этапов, нуждающихся в особом контролировании, является учет пациентов.
Следует не только знать личные данные человека, но и структурировать массу другой полезной информации. К примеру, сколько новых больных посетили вашу медклинику за текущие полгода? Какие услуги пользовались повышенным спросом? Сколько человек отказались от приема или пропустили его за последние 30 дней?
Подобные сведения нужно учитывать и проводить их анализ, чтобы повысить эффективность работы медцентра. Только тщательный контроль значимых фактов о посетителях поможет вам оставаться на плаву и не проигрывать конкурентам.
В этой статье речь пойдет о том, какую информацию следует собирать, как улучшить бизнес-показатели, прорабатывая клиентскую базу, и какие современные инструменты помогут быстро и легко автоматизировать учет.
Как оценивается эффективность учета пациентов
Во многих стоматологических центрах даже сегодня применяется Microsoft Excel или даже бумажный ежедневник для ведения учета пациентов и хранения справочных материалов. Однако возня с бумагами или заполнение Excel-таблиц отнимает много времени, которое можно было бы потратить на развитие стоматологии и улучшение качества сервиса.
Эффективная система учета пациентов включает в себя не только записанные фамилии, имена и телефонные номера посетителей, а также формирование прочных взаимоотношений с ними и решение многочисленных немаловажных предпринимательских задач.
Чтобы повысить результативность работы медцентра, следует сохранять историю визитов, лечебные планы, рентгеновские снимки, врачебные показания и другие важные сведения для каждого больного.
Грамотное ведение посетительской базы даст возможность быстро найти нужную информацию, не тратя на это лишнее время. Администратор или врач сможет увидеть предыдущие врачебные манипуляции, список противопоказаний. Благодаря этому не придется каждый раз вспоминать, какие зубы лечились, где удалены нервы и что предстоит сделать сегодня. Правильно выстроенная система позволяет свести количество ошибок к нулю и в разы облегчает рабочий процесс.
К тому же грамотно проводимый учет поможет в развитии бизнеса. Проанализировав имеющиеся данные, административный работник сможет предлагать услуги, которые заинтересуют пациента и подтолкнут его к следующему визиту. К тому же таблицы в Excel или бумажные записи в ежедневнике не предоставят возможность разделения посетителей на группы. А это может пригодиться для выстраивания высокоэффективной маркетинговой стратегии.
Клиентский учет позволяет просматривать различные статистические данные и анализировать показатели бизнеса. Благодаря этому получится принимать правильные управленческие решения для повышения производительности труда и снижения издержек.
Решить все эти задачи без специального программного обеспечения не получится. Современные программы пришли на смену устаревшим способам. Благодаря им получится наладить автоматизацию бизнес-процессов и увеличить доходы клиники.
Dentist Plus
Dentist+ - программа для стоматологических клиник, которая позволяет эффективно вести учет пациентов. Она разработана специально для стоматологий и включает в себя все важнейшие инструменты для работы с клиентской базой.
CRM-система необходима для автоматизации рабочего процесса. Применяя ее, вы сможете извлечь из посетительской базы максимальное количество пользы:
- провести систематизацию сведений о посетителях;
- автоматизировать взаимодействие с ними;
- мгновенно находить требуемые данные;
- избежать неточностей в лечении и повысить уровень обслуживания;
- прогнозировать желания клиента и предлагать услуги, которые могут быть им полезны;
- своевременно оповещать о необходимости следующего приема;
- хранить в одном месте все материалы о состоянии зубов больного.
CRM-система Дентист Плюс включает в себя несколько модулей, один из которых называется «Пациенты». Именно с помощью него можно вести журнал учета приема пациентов, журнал учета регистрации пациентов, подробно заполнять карточки, анкеты и многое другое.
Также здесь администратор может вести базу клиентов, найти быстро требуемого человека по ФИО, номеру телефона, дате последнего приема или другим сведениям. В программе удобно просматривать медкарточки, в которых подробно описано проведенная терапия.
Анкета
В этом разделе можно заполнять готовые анкеты по предложенным шаблонам или создавать новые. Анкетирование поможет узнать о перенесенных заболеваниях, о наличии противопоказаний, аллергических реакций, а также выявить потребности обследуемых и в будущем создавать для них уникальные акционные предложения.
Договор
В этом окошке администратору предлагается несколько типов документации. Он выбирает наиболее подходящий, в котором автоматически будут заполнены данные больного и врача, а также названия проводимых процедур.
Оплата
С помощью этого окна можно видеть все услуги, оплаченные человеком, при необходимости получится оперативно распечатать любой чек или удалить оплату.
Депозит
В разделе «Депозит» сотрудник имеет возможность списывать или вносить денежные средства на счет клиента, следить за историей пополнения. Депозитная система расчета удобна в том случае, когда проводится длительное лечение и пациент вносит авансовые платежи.
Семейный счет
«Семейный счет» позволяет привязывать нескольких членов семьи к одному счету и отслеживать их походы к дантисту и полученное лечение.
План лечения
Доктор может создавать лечебный план на предстоящие приемы, описывать необходимые услуги, а затем распечатывать документ и вручать его посетителю. Пациент имеет право утвердить созданный план или отказаться от него по различным причинам.
Документы
Это окошко позволяет загружать разнообразные документы клиента: паспорт, СНИЛС, сканы обследований или анализов.
Персональные данные
Здесь администратор или стоматолог будет видеть личные данные клиента, внесенные в его карту.
Зубная формула
С помощью этого инструмента очень удобно заполнять зубную формулу человека. Также ее можно редактировать после проведения определенных процедур. Зуб приобретает другой цвет, в зависимости от совершенной манипуляции. Благодаря этому доктор в любой момент имеет возможность посмотреть, какие мероприятия проводились в ротовой полости каждого больного.
Визиты
Это окошко позволяет следить за всеми приемами, а также записывать человека на предстоящий визит. Возвращаемость клиентов — важнейший показатель в медицинской сфере. CRM-система позволить автоматизировать планирование повторных приемов.
После посещения медцентра пациенту придет уведомление с предложением спланировать следующее обследование. Программа сделает это автоматически, администратору не придется рассылать сообщения каждому вручную. Также Dentist+ всегда напомнит обследуемому о времени и дате предстоящей записи, поздравит его с днем рождения и уведомить об интересных акциях, которые проходят в клинике.
Примечания
В этом разделе сотрудники клиники могут вносить любую дополнительную информацию. К примеру, если у человека имеется аллергия на определенное лекарство, врач сделает пометку, которая будет в дальнейшем напоминать ему об этом.
В программе запросто можно вносить необходимые коррективы, удалять устаревшую информацию и добавлять новые, при необходимости объединять карточки и распечатывать любые договоры и отчеты.
Вывод
Таким образом, CRM значительно экономит время сотрудников на работу с клиентской базой и включает в себя удобные маркетинговые и аналитические инструменты для руководства и всего персонала.
Улучшить производительность труда можно прямо сейчас, начав бесплатно работать с программой для учета пациентов в клинике Dentist+.
Предложенный инструментарий позволить автоматизировать учет медицинских карт пациентов и многие другие важнейшие бизнес-процессы, которые невозможно эффективно вести вручную.
Использование CRM Dentist+ открывает широкие возможности для высокоэффективного учета пациентов и улучшения бизнес-показателей по сравнению с конкурентными организациями.
